SURAT MENYURAT DAN KLASIFIKASI

A. Surat Menyurat

Yang dimaksud dengan Surat Menyurat adalah kegiatan pengendalian arus berita baik tertulis maupun lisan yang timbul dari adanya pencatatan, laporan, perencanaan atau program dan keputusan yang memungkinkan adanya permintaan penjelasan penambahan kekurangan-kekurangan atau perubahan-perubahan.

Dengan pengendalian arus berita/informasi dimaksud, pengarahan atau penjurusan semua kegiatan secara efisien untuk mencapai sasaran yaitu:

1. Terhadap berita/informasi masuk, agar dalam waktu secepat mungkin dapat diambil suatu keputusan kebijakan yang tepat.

2. Terhadap berita/informasi keluar, selain dalam pembuatannya dipenuhi ketentuan-ketentuan atau syarat-syarat yang telah ditetapkan, agar semua berita disampaikan kepada yang berkepentingan dalam waktu sesuai dengan tingkat kecepatan.

Surat menyurat dibagi dalam 2 macam, yaitu:

1. Surat Masuk, yaitu semua tulisan-tulisan atau berita yang diterima dari pihak lain, yang penerimaannya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi wewenang untuk tugas itu.

2. Surat Keluar, yaitu semua tulisan-tulisan yang dikirimkan kepada instansi/pihak lain, yang setiap konsep untuk diajukan kepada pimpinan disalurkan melalui Kepala Sekretariat/Sekretaris atau pejabat yang diberi wewenang meneliti.

Urutan-urutan kegiatan penyelesaian surat masuk dan surat keluar adalah sebagai berikut:

1. Surat Masuk

• a. Penyortiran surat-surat masuk didasarkan kepada derajat.

• b. Surat masuk yang bersifat Sangat Rahasia, Rahasia dan Rahasia Jabatan/Terbatas diteruskan dalam keadaan sampul tertutup kepada Kepala Sekretariat/Sekretaris atau jabatan yang ditunjuk, dan selanjutnya diserahkan langsung kepada yang berkepentingan. Sedangkan yang bersifat Biasa segera dibuka sampulnya dan diteruskan kepada bagian pencatatan.

• c. Semua berita masuk diadakan pencatatan, distribusi dan penyimpanan.

2. Surat Keluar

• a. Semua konsep surat keluar dapat dibuat:

• Atas dasar kebijakan pimpinan.

• Sebagai reaksi atau suatu aksi.

• Sebagai konsep baru.

• b. Pembuatan konsep dilakukan oleh pejabat-pejabat yang bersangkutan sesuai dengan prosedur kerja yang berlaku.

• c. Setiap surat keluar diadakan pencatatan, distribusi dan penyimpanan.

B. Klasifikasi

1. Klasifikasi dalam surat menyurat dimaksudkan untuk menentukan tingkat keamanan daripada isi berita/informasi.

2. Penentuan surat, naskah, dan dokumen untuk digolongkan dalam tingkatan klasifikasi, berlaku ketentuan yang ada di kwartir-kwartir Gerakan Pramuka.

3. Klasifikasi dimaksud terdiri atas 3 tingkatan yaitu:

• a. Rahasia.

• b. Terbatas.

• c. Biasa.

4. Pengertian tingkatan klasifikasi, adalah sebagai berikut:

• a. Rahasia mempunyai arti bahwa berita itu membutuhkan pengamanan tinggi karena erat hubungannya dengan keamanan kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.

• b. Terbatas mempunyai arti bahwa berita itu membutuhkan pengamanan karena erat hubungannya dengan tugas khusus kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.

• c. Biasa mempunyai arti bahwa berita itu tidak memerlukan pengamanan.